Klargør faciliteten (udendørs)

Overflade

Når I holder jeres arrangement udendørs, skal I sikre jer, at jeres facilitet er i god stand. Det vil sige, at underlaget er fejet og uden huller eller revnet. 

Det er ofte muligt at få hjælp til at feje området, evt. fra kommunes Vej og Park-afdeling. 

Sørg for at fejningen sker få dage før arrangementet og hav en kost klar, så I på dagen kan tage en sidste runde på faciliteten inden start.

Det kan tage tid at udbedre huller og revner i underlaget, så tjek jeres facilitet en måneds tid inden arrangementet og få dem fikset!

Sikkerhed ved afspærring (publikum/trafik)

Sørg for at trafikanter (fodgængere, cykler eller biler) ikke kommer ind på jeres areal under jeres arrangement!

Dette kan gøres med afspærring og skiltning. 

Afspærring for fodgængere og cykler kan være minestrimmel, men hvis det er biler, I skal holde ude, så skal I bruge solide hegn af metal, fx publikumshegn.

Hegn kan ofte lånes af den lokale atletikklub eller hos kommunen. Alternativt kan de lejes – prøv at Google “publikumshegn”!

Det kan være nødvendigt at have trafikvagter eller trafikofficials placeret til at guide trafikanter uden om jeres areal. Læs mere om deres rolle og om skiltning under afsnittet “Skilteplan”.

Sørg for at afspærringen er sat op inden arrangementet begynder og evt. tidligere, hvis I ikke vil have parkerede biler på jeres areal, der pludselig ønsker at forlade området midt i jeres arrangement. 

Sørg for at fjerne afspærringen igen, når arrangementet er overstået og alle deltagere er væk fra arealet. Så bliver trafikanterne glade!

Dommerudstyr

Skal I have en målportal eller tidtagning sat op, så sørg for at være i god tid, så I kan teste at systemerne virker!

Skal der sættes en arbejdsstation op til jeres dommere, så sørg for at den er placeret det rigtige sted og at dommerne sidder i fred for deltagere, forældre og managere. Skal dommerne sidde ned i mange timer, så sørg for at de sidder behageligt!

Vejvisning

Sæt skilte op!

Hvordan finder man rundt på jeres areal? Sæt tydelige skilte op. De kan let laves af et A4 ark, der er lamineret og enten tapet op på lygtepæle, vægge, vinduer m.m. eller sættes på en pind og bankes i jorden.

Lav et simpelt oversigtskort. Tag et screenshot på Google Maps, der dækker jeres facilitet og tegn ind hvor de forskellige zoner findes. Oversigtskortet kan hænges op, men kan også udleveres til deltagerne, når de ankommer til faciliteten.

Deltagere, tilskuere m.fl. kan have brug for at finde

• Udlevering af startnummer/indskrivning
• Start og mål
• Toiletter
• Førstehjælp
• Mad og drikke
• Resultatliste

Læ for sol og regn

Kuglelejer har ikke godt af vand og overflader bliver glatte når det regner. Vær forberedt på, hvad I vil gøre, hvis det bliver regnvejr! 

Er det en byge, kan I måske vente til den er gået over. Har I udstyr til at tørre banen med, når byen er stoppet? Der findes store svabre, som dem de bruger i svømmehallernes badeområder!

Gennemfører I i regnvejr, kan det være nødvendigt at sørge for tørvejr til dommere, tilskuere og til deltagerne, når de har gennemført aktiviteten. Findes der telte eller halvtag, som man kan samles under?

Det er sjældent at solen er et forstyrrende element, men måske den er det ved jeres arrangement. Tænk igennem om der kan være brug for skygge.

Podie

Skal I kåre vindere af jeres arrangement, kan I let lave et podie, til præmieceremonien! Byg evt. podiet op af paller eller kasser i 3 højder. Det er oplagt at sætte podiet foran et skilt med jeres sponsorer, så de bliver promoveret på billederne fra præmieceremonien.

Sørg for at placere podiet et sted, hvor speakerens lydudstyr rækker.

Flag

Flag, bannere, beachflag m.m. er gode til at fremvise jeres forening, jeres sponsorer og jeres sport. Sørg for at placere dem, hvor mange mennesker ser dem. Flag m.m. kan bestilles over nettet. Skal de kunne genbruges ved næste arrangement, så lad være med at sætte dato og årstal på!

Skraldespande

Skraldespande kan ofte lånes ved kommunens Vej- og Park-afdeling. Sørg for at de er placeret der hvor der er mange folk og der hvor der serveres mad og drikke. Når I efterlader arealet pænt og rent, er det lettere at få lov at benytte det igen en anden gang!

Tilskuerpladser

Sørg for at jeres tilskuere har gode forhold. Tilskuere tilfører arrangementet god stemning, så jo længere de bliver hængende, des bedre!

Sørg for at de kan sidde ned, har godt udsyn til arrangementet, har adgang til toiletter og kan købe mad og drikke.

Sørg også for at de kan følge med over højtaleren, når speakeren kommenterer arrangementet.