Besvar de grundlæggende spørgsmål!

Som arrangør skal du tidligt i gang, så du kommer godt fra start. Der er mange ting du skal have styr på. Herunder er en liste, som du bør tage stilling til, så tidligt som muligt i planlægningsprocessen:

• Hvad er formålet med dit arrangement?
• Hvem er målgruppen?
• Hvad gør arrangementet ud på
• Hvornår skal arrangementet ligge?
• Hvor skal arrangementet foregå?
• Hvem har du brug for at få med på idéen? (fx klubbestyrelse, kommune eller medarrangører)

Først når du har styr på ovenstående, kan du gå i gang!

Sæt dit hold!

Start med at sætte dit hold af medarrangører. Prik folk, som du ved leverer og som du kan regne med vil følge arrangementet til dørs. Fortæl dem, hvorfor det netop er dem, du har brug for, på den post, du har udset til dem.

Du kan have brug for medarrangører, til at varetage disse ansvarsområder:

• Økonomi
• Frivillige
• Facilitet
• Indkøb
• Kommunikation
• Afvikling

Læs om deres opgaver i kapitlet om ansvarsområder.

Lav forventningsafstemning

• Sørg for at alle medarrangører kender dine svar på de grundlæggende spørgsmål (ovenfor).
• Sørg for at alle medarrangører kender deres roller i puslespillet.
• Sørg for at holde dine medarrangører orienteret om fremgangen helt fra starten og til arrangementet er overstået. Hold gruppemøder med de personer, der skal samarbejde om deres opgaver. Hold individuelle møder med dem, der har andre typer opgaver.

Punkter til din tidsplan

Lav en detaljeret tidsplan for dine egne opgaver og en for hver af dine medarrangører. Tidsplanen bør indeholde:

• Opgaver der skal løses?
• Hvordan opgaverne skal løses?
• Hvem der skal løse opgaverne?
• Hvornår opgaverne skal være løst?

Medarrangører skal have overblik

Sørg for at medarrangører, der skal arbejde sammen eller er afhængige af hinandens opgaver, kender hinandens deadlines, så de kan se hvilken brik de selv spiller i det store puslespil. Dette kan klares på et gruppemøde, hvor den overordnede tidslinje bliver gennemgået med de deadlines, der er undervejs for de enkelte medarrangører.

Når du har sat dit hold af medarrangører og lavet en tidsplan, er du klar til at gå videre.

Vær på forkant!

Sørg for at være i god tid med nedenstående, da meget kan klares længe før arrangementet. Alternativt kan du ende med at stå med alt for mange ting på en gang, når du kommer tættere på dagen for arrangementet.

To do

Følgende er godt at have klaret i god tid inden arrangementet:

• Indhent tilladelser fra politik, Virk, kommune, ejer af faciliteten, naboer, eller hvem, der måtte have indflydelse på, om du kan afholde dit arrangement.
• Orienter dem der bliver påvirket af dit arrangement, fx. naboer, hjemmepleje, taxi, beredskab, busser, personer, der plejer at benytte faciliteten.
• Søg økonomisk tilskud til dit arrangement
• Søg sponsorater og præmier til dit arrangement
• Sæt tilmeldingssystemet og evt. hjemmeside op
• Design og planlæg promovering af arrangementet
• Beskriv hvilke opgaver, der skal løses af frivillige
• Find frivillige til at løse opgaverne
• Lav invitation og send ud til målgruppen
• Forbered evaluering fra de frivillige og fra deltagerne (spørgsmål og metode)
• Lav en liste over det du skal købe/låne/leje 
• Bestil/køb/lån/lej det du skal bruge til dit arrangement

Køb/lån/lej

Få fat på de ting, som I skal bruge. Tjek gerne listen her:

• Førstehjælpsudstyr (førstehjælpskasse, førstehjælps-flag m.m.)
• Sikkerhedsudstyr (hegn, afspærring, madrasser m.m.)
• Bannere og flag
• Tidtagning/startnumre
• Medaljer/pokaler/diplomer
• Værktøjskasse (saks, tape, gaffatape, hammer, kniv m.m.)
• Kuglepenne, blokke
• Fløjter
• Lydudstyr
• Musikudstyr
• Skraldeposer
• Veste til frivillige
• Pengekasse med byttepenge
• Telte
• Borde og stole (til frivillige, deltagere og tilskuere)
• Adgang til toiletter

Sørg for at få klaret alle de opgaver, som skulle have været klaret på nuværende tidspunkt. Få ryddet op i de opgaver, der halter bagefter. Så er det tid til at kigge fremad. Hvad mangler at blive planlagt eller klaret, frem til arrangementet skal afholdes?

Skab fokus!

Det er nu tid til at få alle medarrangører, frivillige og tilmeldte deltagere til at fokusere på dit forestående arrangement. Sørg derfor for:

• Opdatering og forventningsafstemning
• Masser af reklame på sociale medier
• Masser af reklame i lokale medier (aviser, skoleintra, haller, biblioteker m.m.)
• Statusmøder med medarrangører
• Statusmøder med de frivillige
• Information om arrangementet til de tilmeldte (gerne på mail)

Informer naboer

Informer naboer og andre, der bliver berørt, mens arrangementet finder sted 1-2 uger før arrangementet.

• Hæng beboerinfo op
• Kontakt virksomheder der bliver påvirket, hvis I spærrer veje af.

Køb/lån/lej

Har I fået fat i alt det udstyr I skal bruge? Gå jeres liste igennem. Det er også tid til at bestille mad og drikke. Se tilføjelserne herunder:

• Forplejning til frivillige (morgenmad, frokost og drikkevarer)
• Frugt og snack til deltagerne
• Mad og drikke til salgsbod

Uddeleger!

Sørg for at du har uddelegeret ALT på dagen. Der vil altid opstå uforudsete situationer, som kun du kan tage dig af og det kan du ikke, hvis du også har planlagt at løse en række opgaver. Planlæg ud fra at du ikke skal have nogle opgaver på dagen. 

Brief!

Sørg for at en medarrangør briefer de frivillige på dagen, når de møder ind.

Grib boldene!

Grib de uforudsete opgaver med et smil og løs dem ordentligt (helst ved at finde nogen, der kan løse dem i stedet for dig, for der kommer endnu en uforudset opgave i din retning lige om lidt).
Sørg for at være synlig, så dine medarrangører og frivillige kan se, at du har fat i tøjlerne – eller står ved roret, afhængig af hvilken metafor du foretrækker.
Følg arrangementet til dørs – også oprydningen efterfølgende.

Evaluer!

Det er rigtig vigtigt af evaluere lige efter arrangementet er afholdt, så alle oplevelserne er friske i hukommelsen hos dine medarrangører, frivillige og deltagerne. Du kan fx vælge at sende et spørgeskema ud (velegnet til frivillige og deltagere) eller at samle folk om mad og drikke og spørge ind til hvad der fungerede og hvad der kunne gøres bedre (velegnet til medarrangører og frivillige).