Tilladelser/underretninger

Officielle arrangementer

Planlægger I et officielt nationalt mesterskab, eller et andet arrangement under Rullesport Danmark, skal I aftale dette med jeres sportskomite. Skriv direkte til jeres sportskomite eller til forbundet på info@rullesport.dk. I kan låne beachflag i Idrættens Hus i Brøndby.

Politi

Sørg for at få de nødvendige tilladelser fra politiet, hvis I holder arrangementet på et offentlig areal og har brug for at spærre veje/stier af.

Du skal sende politiet  din ansøgning senest otte uger før arrangementet, men meget gerne tidligere – særligt hvis der er tale om et stort arrangement.

Sørg for at oplyse din forening som arrangør, så du ikke står personligt med ansvaret for arrangementet.

Politiet har bl.a. brug for at vide:

  • Hvad skal der ske
  • Hvem og hvor mange skal deltage
  • Hvornår afholder I arrangementet
  • Hvor afholdes I arrangementet
  • Hvordan afvikler i arrangementet.
  • Afspærring

Har I planer om at bruge en startpistol, skal I også have tilladelse fra politiet. Vælg evt. en elektronisk pistol, da den ikke kræver polititilladelse.

Søg tilladelse til at afholde dit arrangement her

Søg tilladelse til at bruge startpistol her

Virk

Skal der afspærres vej, skal I også søge tilladelse på Virk.

Søg i god tid, da det kan tage lidt tid at få ansøgningen behandlet.

Søg tilladelse til at spærre veje af her

Kommune

Skal der afspærres vej, skal I søge tilladelse hos jeres kommune. Kontakt jeres kommunale forenings- eller idrætskonsulent og hør hvordan det foregår i jeres kommune. Ofte skal kommunens afdeling for Vej og Park, eller tilsvarende, involveres.

Når I har fat i kommunen, er det en god idé at høre om kommunen kan låne jer noget udstyr, fx afspærringshegn, telte, trafiktavler og mobile toiletter. Det kan også være en hoppeborg eller lydanlæg. Det kan også være I kan få hjælp til at transportere/flytte udstyr.

Facilitetens ejer

Skal arrangementet foregå i en privatejet facilitet, skal I lave en skriftlig aftale med facilitetens ejer.

Aftalen bør som minimum indeholde information om

  • Arrangørens og foreningens navn
  • Ejerens navn
  • Tidsrummet for arrangementet (dato og klokkeslæt)
  • Tidsrum med adgang til faciliteteten forud for- og efter arrangementet
  • Hvordan faciliteten skal benyttes
  • Hvor mange der må være til stede (deltagere, tilskuere, øvrige)
  • Eventuel pris for leje
  • Mulighed for at sælge forplejning, merchandise m.m.
  • Adgang til øvrige faciliteter (fx toiletter)
  • Oprydning/rengøring
  • Erstatningspligt ved skader
  • Forhold omkring parkering og evt. adgang til faciliteten
  • Mulighed for promotion med bannere m.m.

Naboer

Sørg for at informere naboerne til det område, som jeres arrangementet afholdes i. Dette kan gøres ved at omdele/ophænge beboerinfo 1-2 uger før arrangementet finder sted. 

Beboerinfo kan indeholde en simpel udgave af skilteplanen, der forklarer i hvilket tidsrum der er omkørsel eller støj fra arrangementet. 

Sørg for at beboerinfoen indeholder kontaktinfo til hovedarrangøren, så naboerne let kan få opklaret eventuelle spørgsmål forud for arrangementet. Dette mindsker risikoen for utilfredshed og konflikter. 

Busser/taxi/beredskabet/hjemmepleje

Kig på jeres skilteplan overvej hvem der bliver berørt, hvis I spærrer veje af og laver omkørselsruter. Det kan fx være busruter, hjemmeplejen, beredskabet og taxaselskaber. 

Lav en Google søgning og find kontaktoplysninger på de pågældende virksomheder. Ring til dem og hør hvordan de gerne vil have info om jeres arrangement. De kan fx få en kopi af beboerinfo eller skilteplanen.

Sørg for at disse er informeret 1-2 uger før arrangementet finder sted.

Parkering

Sørg for at jeres frivillige, deltagerne og tilskuerne kan parkere tæt på jeres facilitet, hvis de kommer i bil. Kontakt evt. facilitetens naboer og få skriftlige aftaler om at deres parkeringspladser kan benyttes.

Sørg for at skilte tydeligt hvor folk kan parkere og beskriv også mulighederne i informationsmateriale, gerne med kort over området.