Tilladelser/underretninger
Officielle arrangementer
Planlægger I et officielt nationalt mesterskab, eller et andet arrangement under Rullesport Danmark, skal I aftale dette med jeres sportskomite. Skriv direkte til jeres sportskomite eller til forbundet på info@rullesport.dk. I kan låne beachflag i Idrættens Hus i Brøndby.
Facilitetens ejer
Skal arrangementet foregå i en privatejet facilitet, skal I lave en skriftlig aftale med facilitetens ejer.
Aftalen bør som minimum indeholde information om
- Arrangørens og foreningens navn
- Ejerens navn
- Tidsrummet for arrangementet (dato og klokkeslæt)
- Tidsrum med adgang til faciliteteten forud for- og efter arrangementet
- Hvordan faciliteten skal benyttes
- Hvor mange der må være til stede (deltagere, tilskuere, øvrige)
- Eventuel pris for leje
- Mulighed for at sælge forplejning, merchandise m.m.
- Adgang til øvrige faciliteter (fx toiletter)
- Oprydning/rengøring
- Erstatningspligt ved skader
- Forhold omkring parkering og evt. adgang til faciliteten
- Mulighed for promotion med bannere m.m.
Naboer
Har jeres arrangement betydning for naboerne, bør I informere dem i forvejen. Dette kan gøres ved at omdele/ophænge beboerinfo 1-2 uger før arrangementet finder sted.
Sørg for at beboerinfoen indeholder kontaktinfo til hovedarrangøren, så naboerne let kan få opklaret eventuelle spørgsmål forud for arrangementet. Dette mindsker risikoen for utilfredshed og konflikter.
Parkering
Sørg for at jeres frivillige, deltagerne og tilskuerne kan parkere tæt på jeres facilitet, hvis de kommer i bil. Kontakt evt. facilitetens naboer og få skriftlige aftaler om at deres parkeringspladser kan benyttes.
Sørg for at skilte tydeligt hvor folk kan parkere og beskriv også mulighederne i informationsmateriale, gerne med kort over området.
