Budget og regnskab
Lav budget!
Når I laver et budget for jeres arrangement, skal I tænke alt med. Udgifter, deltagerbetalinge og andre indtægter.
Sørg for at sætte det hele op i et regneark hvor I har jeres budgetterede beløb (forventet) og de reelle beløb (realiseret) stående ved siden af hinanden. Så kan I se om I holder jer til planen. Se et eksempel herunder.
Eksempler på udgiftsposter
- Aflønning af uddannet personale (førstehjælpere, trafikofficials m.fl.)
- Lokaleleje og garderobe
- Fotograf
- Toiletter
- Lyd- og musikudstyr
- Forplejning til frivillige
- Mad og drikke til salg
- Væskedepot
- Promotion (design, tryk, SoMe m.m.)
- Bannere og flag
- Præmier og medaljer
- Tidtagning/startnumre/chips
- Hegn og skilte
- Telte
- Borde og stole
- Koda afgift
- Transport
- Parkering
- Event-t-shirts
- Merchandise
- Hjemmeside
Eksempler på indtægtsposter
- Deltagerbetaling
- Tilskud/støtte
- Salg af merchandise
- Salg af mad og drikke
Skabelon for budget
Opdater budget!
Den hovedansvarlige, den økonomiansvarlige og indkøberen arbejder tæt sammen om at holde budgettet opdateret.
Lav procedurer for hvordan udlæg godtgøres.
Hvornår skal kvitteringer afleveres (deadline)?
Skal kvitteringer fotograferes og sendes til den økonomiansvarlige?
Hvor tit udbetales tilgodehavender (deadline)?
Den økonomiansvarlige bør løbende opdatere regnskabet og holde hovedarrangøren ajour.
Aflæg regnskab!
Regnskabet bør afsluttes hurtigst muligt efter arrangementet er afholdt. Sæt evt. deadline på hvornår kvitteringer skal være afleveret.
