• Beskriv dit projekt (hvad skal der ske + tidsplan)
• Indhent de nødvendige tilladelser
• Nedsæt en arrangørgruppe og uddeleger opgaver og ansvar
• Hav hele tiden overblik over om tingene går som planlagt
• Kommuniker med arrangørgruppen i hele processen og sørg for at alle får den information de skal bruge rettidigt
• Vær tilgængelig under arrangementet (du skal planlægge afviklingen, så du IKKE selv har nogle faste opgaver)
• Evaluer med arrangørgruppen
• Evaluer med deltagerne.

• Lav et budget, inden arbejdet går i gang (budgettet godkendes af hovedarrangøren eller arrangørgruppen)
• Løbende opdatering af regnskabet
• Løbende refundering af udlæg til hjælpere
• Aflæg endeligt regnskab, når arrangementet er overstået.

Se særligt kapitlet Budget og regnskab.

• Beskriv overgaverne, som hjælperne skal løse
• Prik personer, som har de rette kompetencer/interesser til opgaverne
• Forventningsafstem med dine frivillige, så alle ved hvad der forventes af dem
• Sørg for at alle hjælperne er på deres pladser og løser deres opgaver
• Sørg for at hjælperne trives og har en god oplevelse ved jeres arrangement
• Evaluer med hjælperne efter arrangementet.

Se bl.a. følgende kapitler:

Program, Hjælpere og Crowd pleaser.

• Sørg for at arrangementet kan afvikles sikkert
• Sørg for at faciliteten er klar, når arrangementet starter.

Se særligt kapitlet Klargøring af faciliteten.

• Lav overblik over hvad der skal indkøbes
• Skaf sponsorer
• Indhent tilbud
• Sørg for indkøb i god tid.

Se særligt kapitlet Sponsorer, præmier og gaver.

• Design indbydelse, flag/bannere og materiale til de sociale medier
• Læg en plan for hvor, hvordan og hvornår der skal reklameres for arrangementet
• Følg planen for reklamering
• Udarbejd og kommuniker praktisk info til deltagerne
• Sørg for at få taget fotos og videoer under arrangementet (til reklame for næste gang)
• Fortæl den gode historie efter arrangementet.

Se særligt kapitlet Promotion.

• Sikr at programmet for afviklingen bliver fulgt
• Styrer arrangementet, herunder dommere, speaker, videofotografer m.m.
• Grib de udfordringer, der opstår under arrangementet, og uddeleger dem (dette er ofte en fuldtidsbeskæftigelse under arrangementet).