Hjælpere
Beskriv opgaverne, som hjælperne skal løse!
Når I skal sætte jeres hold af hjælpere, skal I starte med at lave en overbliksliste over ALLE de opgaver der skal løses. Både det der skal løses før, under og efter arrangementet.
Arrangørens overbliksliste kan indeholde
Før arrangementet
- Ophængning af beboerinfo
- Opbygning af faciliteten (fx lyd, pointtavle, scene, hegn, målportal, trafikskilte, skilte og sikkerhed, podie, borde/bænke, telte, toiletter, førstehjælpsområde)
Under arrangementet
- Indskrivning og eftertilmelding
- Deltageransvalig (ventezone)
- Løbsstarter/igangsætter
- Førstehjælper
- Omgangstæller
- Ophænge resultater
- Dommer
- Tidtager
- Trafikvagter/trafikofficials
- Musik
- Speaker
- Forplejning til deltagere, hjælpere og tilskuere (vandpost m.m.)
- Præmieoverrækkelse
- Salg af merchandise
- Fotograf
- SoMe
- Runner
Efter arrangementet
- Nedtagning af beboerinfo (vigtigt!)
- Nedtagning af faciliteten (fx lyd, pointtavle, scene, hegn, målportal, trafikskilte, skilte og sikkerhed, podie, borde/bænke, telte, toiletter, førstehjælpsområde)
- Generel oprydning af faciliteten.
Se eksempel på arrangørens overbliksliste
Når I har lavet opgaveoverblikslisten med alle opgaverne, skal I beskrive hver opgave, så dem der skal løse opgaver ved, hvad der forventes af dem.
Opgavebeskrivelserne kan indeholde info om
- Hvem og hvor mange personer, der skal løse opgaven
- Hvornår opgaven skal løses
- Hvordan opgavens skal løses
- Hvilket udstyr der skal bruges til at løse opgaven
Se eksempel på en opgavebeskrivelse
Find hjælpere!
Nu har I et overblik over hvilke opgaver der skal løses. Så er det tid til at finde de rigtige hjælpere til opgaverne.
Tænk over hvilke kvalifikationer man skal have, for at kunne løse de forskellige opgaver. Skal man fx have ordenssans, være udadvendt eller kende sporten godt?
Tænk over hvem I har i jeres nærmeste omgangskreds i foreningen, fx udøvere og forældre. Overvej også om der er folk i andre foreninger, der kan være de rigtige, til at løse opgaverne. Måske I skal bede jeres medlemmer om at hjælpe med at finde frem til de rigtige hjælpere.
Når I er færdige med at tænke, er det “prikke-tid”. Tag kontakt til de folk, som I gerne vil have med og forklar dem hvilken opgave I gerne vil have dem til at løse, og hvorfor det netop er dem der bliver spurgt (vigtigt!).
Informer hjælperne!
Når I har fundet jeres hjælpere, starter arbejdet med at holde dem informeret om hvad der skal ske og hvad de skal gøre.
Sørg for hurtigst muligt at give dem en skriftlig beskrivelse af de opgaver, de skal løse og vær tilgængelig for spørgsmål hertil.
Afhold gerne infomøder i tiden op til arrangementet, så hjælperne møder hinanden og dem som de skal arbejde sammen med, og så eventuelle spørgsmål kan blive besvaret. Er der hjælpere med særligt komplicerede opgaver, kan det være vigtigt at holde afklaringsmøder med disse personer.
På arrangementsdagen kan det være nødvendigt med en briefing før start og/eller undervejs.
Sørg for at give de rigtige informationer – ikke for mange og ikke for få. Bare nok til at man ved hvad man skal og hvordan ens opgaver spiller sammen med resten – ens rolle i puslespillet.
Sørg for at give informationerne på det rigtige tidspunkt – ikke for tidligt (så det er glemt) eller sent (så det er lige meget).
Plej hjælperne!
Pleje af hjælperne vil være med til at afgøre om jeres arrangement bliver en succes. Så prioritér det!
Sørg for at hjælperne får
- Mad og drikke (giver energi og overskud)
- De nødvendige pauser (gør mere fokuseret og fleksibel)
- Ansvar indenfor givne rammer (øger motivationen til at gøre et godt stykke arbejde)
- Anerkendelse (giver stolthed og lyst til at komme igen)
- Bed om feedback på oplevelsen (vigtigt for dig, så du kan rette fejl til næste gang og vigtigt for hjælperne, så de ved at deres oplevelser bliver taget seriøst)
- Afterparty (binder dem sammen)
