Program
Lav program!
Som arrangører skal I lave flere programmer. I skal lave det offentlige program, der er målrettet deltagere og I skal lave detaljeret programmer for de frivillige.
Det officielle program kan indeholde følgende punkter
- Venue åbner
- Velkomsttale
- Forberedelse (opvarmning, test af facilitet, udlevering af startnumre m.m.)
- Arrangementets egentlige start
- Pauser
- Præmieceremoni
- Afslutning
- Venue lukker
Det detaljerede program kan indeholde følgende punkter
- Morgenmad for de frivillige
- Venue åbner
- Velkomsttale
- Forberedelse (opvarmning, test af facilitet, udlevering af startnumre m.m.)
- Arrangementets egentlige start
- Pauser for deltagere
- Pauser for frivillige (fx frokostpause)
- Præmieceremoni
- Afslutning
Formidl program!
Programmet skal være let tilgængeligt for alle i god tid.
Hvor og hvornår
- Sørg for at det officielle program er tilgængeligt på hjemmeside eller Facebookside, allerede når I sætter tilmeldingen op.
- Sørg for at linke til programmet/hjemmesiden, alle de steder I promoverer arrangementet.
- Sørg for at sende programmet med ud til deltagerne, når de har tilmeldt sig arrangementet.
- Sørg for at alle medarrangører og frivillige kender både det officielle program og det detaljerede program, så de ved hvordan de passer ind i det samlede puslespil.
Hold tidsplan i program!
Programmet skal følges. Dette giver den bedste oplevelse for både frivillige og deltagere.
Er I i fare for at komme bagud i programmet?
Sørg for at lægge buffer-tid ind i programmet. Tager en konkurrence 5 min? Så sæt 7 min af. Er der brug for 30 min pause? Sæt 45 min af. Kommer I alligevel bagud på dagen, så sørg for at informér alle, både deltagere og frivillige. En god forventningsafstemning giver tilfredse folk, der kommer igen næste år.
Er I i fare for at komme foran i programmet?
Er I foran tidsplanen på dagen, så se om I kan lægge en ekstra pause ind. Eller hav en lille ekstra konkurrence klar, som en “overraskelse” til deltagerne. Er det ikke nok til at holde tidsplanen og ønsker I at gå videre i programmet, så skal I sikre jer, at ALLE involverede er informeret om ændringen. Både deltagere og frivillige.
